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Sicherheit durch eine Social Media Policy

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Eine Social Media Policy klärt den Mitarbeiter zur Sicherheit über seine Rechte und Pflichten bei der Benutzung und Kommunikation über soziale Medien auf – sowohl privat als auch als Repräsentant des Unternehmens. Das Unternehmen erstellt hierzu Regeln, die sich an der Unternehmenskultur, dem Unternehmensbild sowie der gewünschten Außendarstellung orientieren. Die Corporate Social Media Policy stellt dazu Richtlinien auf, die von allen Mitarbeitern einzuhalten sind.

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Was ist bei der Erstellung einer Social Media Policy zu beachten?

 

Bei der Erstellung einer Social Media Policy sollte zunächst geklärt werden, welche Ziele mit den Social Media Richtlinien erreicht werden sollen. Des Weiteren soll anhand der Social Media Policy bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, wie sie innerhalb Social Media kommunizieren dürfen. Darüber hinaus bestimmt die Policy, ob Social Media von den Mitarbeitern während der Arbeitszeit genutzt werden darf oder ob ein striktes Verbot herrscht.

Wenn die Nutzung erlaubt ist, muss geklärt werden, im welchen Rahmen welche Plattformen genutzt werden dürfen und es sollten auch Angaben zur Dauer der Nutzung gemacht werden. Eine klare inhaltliche Abgrenzung klärt die Mitarbeiter über kommunikative Tabus oder „No-Goes“ auf. Gleichzeitig muss die Social Media Policy geltendes Recht berücksichtigen, denn auch im Social Web sind Markenrechte, Arbeitsrechte, Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie die Aspekte des Datenschutzes zu schützen.

Statistik Policy

Social Media Policy: Jeder Mitarbeiter repräsentiert das Unternehmen

Eine Social Media Policy wird für Unternehmen immer wichtiger, denn immer mehr Menschen nutzen soziale Medien wie Twitter, Facebook und Co. In den letzten Jahren hat sich dadurch eine neue Art der Online Kommunikation entwickelt. Dies macht sich z.B. beim Instagram Marketing, aber auch in der Arbeitswelt bemerkbar, denn nahezu jeder Mitarbeiter ist auf den sozialen Netzwerken aktiv und hinterlässt dort seine Spuren. Teilweise lässt sich nicht mehr eindeutig trennen, welche Inhalte auf die Privatperson und welche Inhalte auf das Unternehmen zurückzuführen sind.

Für Unternehmen ist es von Bedeutung, diese Entwicklungen zu berücksichtigen, denn die Ansprache der jeweiligen Zielgruppen und die direkte Kommunikation mit den Kunden über Social Media kann über Erfolg und Misserfolg von Unternehmen entscheiden. Die Aufstellung einer Policy für die Mitarbeiter ermöglicht es dem Unternehmen diese Vorgänge besser zu kontrollieren.

Als erfahrene Social Media Agentur berät Sie famefact zur optimalen Gestaltung Ihrer Verhaltensregeln für Ihre Mitarbeiter in Social Media.

Social Media Policy für Mitarbeiter

Ähnlich wie die Social Media Richtlinien ein Verhaltenskodex für Unternehmens- und Organisationsmitarbeiter für das Verhalten in sozialen Netzwerken. Die Social Media Policy ist dabei in der Regel detaillierter und wird speziell für den internen Gebrauch eingesetzt.

Regelung des Verhaltens auf Owned Media Kanälen

Sofern es eigene Social Media Kanäle des Arbeitgebers gibt, ist es wichtig erlaubte und nicht erlaubte Aktivitäten zu definieren. Unnatürliche Lobeshymnen bei Krisensituationen und Aussagen über Firmeninternas sollten definitiv durch eine definierte Social Media Policy geregelt sein.

Regelung für das Verhalten auf fremden Kanälen

Mitbewerber herunterputzen? Schlechte Kommentare im Firmennamen auf Facebook posten? Negative Bewertungen schreiben oder sich lax über den eigenen Chef äußern. Auch diese Fälle sollten fixiert werden, dass es ein geregeltes Auftreten der Mitarbeiter in Sozialen Medien gibt. Es ist wichtig dabei zu beachten, dass diese Regeln keine „Gesetze von oben“ sind, sondern Hilfe für ein besseres Miteinander.

Regeln in der Verwendung von Firmenangaben

Ein häufiger Aspekt in einer Policy ist die Nennung des Arbeitgebers. Aus Arbeitnehmersicht ist dies vielleicht irrelevant, für den Arbeitgeber jedoch schon. So nutzen die Angaben des aktuellen Arbeitgebers gerne Mitbewerber um Werbung für diesen Personenkreis zu schalten und letztendlich Know-How abzuwerben.

Gefahren durch eine nicht vorhandene Policy

Als erstes ist sicherlich ein Imageschaden zu vermeiden, des Weiteren gibt es auch die Gefahr, dass Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu viel auf den Social Media Plattformen verbringen. Da hilft ein mit den Mitarbeitern gemeinsam entwickelter Codex für Social Media. Eine Partizipation der Angestellten wird jederzeit empfohlen, da vorgesetzte Regeln selten verstanden und noch seltener eingehalten werden.
In einigen Shitstorms von Unternehmen fallen Mitarbeiter negativ auf, das sollte auch den Mitarbeitern bewusst gemacht werden, dass alle gemeinsam in einem Boot sitzen. In guten Zeiten und in schlechten Zeiten heißt es an einem Strang ziehen und in eine Richtung laufen. Dafür hilft eine Social Media Policy Definition sehr viel weiter.

Social Media Richtlinien

Social Media Richtlinien sind für erfolgreiches Social Media Marketing mit Sicherheitsaspekten unerlässlich. Die sozialen Medien eröffnen Unternehmen die Chance, direkt mit der eigenen Zielgruppe zu kommunizieren. Doch bei der Kommunikation kann viel „schief laufen“, da immer Individuen mit unterschiedlichen Kommunikationsstärken am Werk sind. Eben diese Richtlinien helfen Unternehmen, den Gebrauch von sozialen Medien für ihre Mitarbeiter genau festzulegen und sie vor Verfehlungen zu schützen. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen Regeln zur Nutzung von Social Media ausarbeiten und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Social Media Richtlinien: Klar definierte Kommunikationsregeln

Social Media Richtlinien beschreiben genau, welche Inhalte die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens über die sozialen Medien verbreiten dürfen und welche Themen Tabu sind. Auch außerhalb des Arbeitsplatzes müssen Mitarbeiter bestimmten Kommunikationsrichtlinien folgen, denn sie werden teilweise auch in ihrer privaten Kommunikation als Mitarbeiter des Unternehmens wahrgenommen. Deswegen ist genau auf Äußerungen und verbreitete Inhalte zu achten, da diese unter Umständen auch auf das eigene Unternehmen zurückgeführt und missverstanden werden können.

Social Media Richtlinien: Legen Sie Ziele und Strategien fest

Diese Richtlinien bauen auf den Zielen des Unternehmens und der damit verbundenen Social Media Strategie auf. Es sollte klar und deutlich definiert sein, welche Ziele mit den Richtlinien verfolgt werden und welche Inhalte auf welchen sozialen Plattformen kommuniziert werden. Hinzu kommt die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Ansprechpartnern. Sowohl arbeitsrechtliche Hintergründe als auch Normen zur Form und Gestaltung der Kommunikation sollten bei der Erstellung der Richtlinien eine wichtige Rolle spielen. Die Regeln sollten dabei mit der Unternehmenskultur, den Unternehmenswerten und dem Markenbild in Einklang stehen. Grundsätzlich sollte ein Unternehmen seinen Mitarbeitern auch Vertrauen entgegenbringen und eine Überregulierung vermeiden.

Social Media Richtlinien: Unterscheidung zwischen beruflich und privat

In den Richtlinien sollte zudem festgelegt werden, ob der Mitarbeiter die Sozialen Medien auch für private Zwecke nutzen darf. Wenn die Nutzung erlaubt ist, ist zu bestimmen, im welchen Umfang dies geschehen darf. Ohne eine ausdrückliche Gestattung des Arbeitgebers ist es dem Arbeitnehmer nicht gestattet, das Internet für private Zwecke zu nutzen. Damit es zu keinen Missverständnissen kommt, sollte der Arbeitgeber daher in den Richtlinien für Mitarbeiter festhalten, ob die private Nutzung komplett verboten, oder in zeitlicher Begrenzung erlaubt ist.
famefact unterstützt Sie gerne in der Erstellung professioneller Social Media Richtlinien, so dass Ihre Kommunikation im Social Web zum Erfolgsfaktor wird.

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